اصول کلی مدیریت کتابخانه

     فعالیت های مدیریتی مستلزم دانش و آگاهی در زمینه مدیریت است؛ یعنی آگاهی از مجموع تصمیم گیری هایی که برای هدایت، تنظیم و آسان کردن تصمیم گیری های دیگران در اداره امور و تشکیلات باید اتخاذ شود. در عصر اطلاعات که کتابداران به عنوان متخصص مشغول کار و مورد احترامند به رهبری و مدیریت داهیانه و در عین حال خدمتگزارانه بیشتر نیاز دارند. روش مدیریت در کتابخانه باید توان مبارزه با نفوذ انسان زدای تکنولوژی را داشته باشد و از ابزار و وسایل پیشرفته فقط به عنوان یک وسیله استفاده کند. در روش مدیریت، صرف نظر از اداره امور جاری کتابخانه باید طرح مسیر آینده نیز مشخص شود.

برنامه ریزی

     برنامه ریزی در سطوح مختلف عمومی و تخصصی از وظایف اصلی مدیریت محسوب می شود و شامل شناخت اهداف سازمانی، انتخاب خط مشی ها و روش هایی است که در مجموع باعث دستیابی به هدف های مورد نظر و از پیش تعیین شده خواهد شد. برنامه ریزی در کتابخانه های مختلف می بایست منطبق با ویژگی های خدماتی و تخصصی و بخصوص با در نظر گرفتن امکانات موضوعی آنها باشد. مدیران باتجربه وقت نسبتاً زیادی را برای برنامه ریزی و سازماندهی منظور می کنند در حالی که مدیران سطوح پائین که مسئولیت اصلی آنها رسیدگی به کارهای انجام شده است، زمان بیشتری را صرف هدایت و کنترل امور می کنند.

سازماندهی

     نمودار سازمانی مدلی است برای نشان دادن موقعیت و امکانات سازمان رسمی، تعیین فعالیت های اجرایی و طبقه بندی فعالیت ها و تصریح اختیارات، حدود روابط و راههای ارتباطی و در مجموع معرف وظایف سازماندهی مدیریت است. در نمودار سازمانی یک کتابخانه تقسیم وظایف و فعالیت ها بر اساس نیازهای مختلف صورت می گیرد؛ برای مثال تنظیم بودجه، طبقه بندی فعالیت ها بر حسب انتخاب و سفارش کتاب، فهرستنویسی، طبقه بندی و آماده سازی آن، اشاعه اطلاعات و بررسی شرایط استخدامی را می توان از اهم وظایف به شمار آورد.

هدایت

هدایت از پیچیده ترین وظایف مدیریت یک کتابخانه محسوب می شود و مستلزم ایجاد ارتباط مؤثر با افراد و درک انگیزه های رفتاری آنان است. هدایت مدیریت در کتابخانه شامل راهنمایی و نظارت بر مساعی همکاران و کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی است. ایجاد ارتباطات مؤثر با افراد و کارکنان کتابخانه و درک روحیات و انگیزه های رفتاری آنان در پیشبرد هدایت ضروری است.

کنترل

     شامل ارزیابی نحوه انجام دادن کار در یک کتابخانه و اعمال اقدامات اصلاحی مورد نیاز است. کنترل موفق، فرایندی است که انحرافات سیستم را قبل از آنکه جنبه جدی پیدا کند، تصحیح نماید. کنترل شامل مراحلی نظیر تعیین استانداردها، مقایسه نتایج واقعی با معیارهای کار و اِعمال اقدامات اصلاحی است.

هماهنگی

     موفقیت در هماهنگی فعالیتهای یک کتابخانه زمانی امکانپذیر است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل به نحو مؤثر اجرا شود. یکی از علل عدم هماهنگی بین دو واحد سازمانی در کتابخانه ممکن است این واقعیت باشد که اهداف، خط مشی ها و رویه های آنها با یکدیگر مطابقت ندارد که در این صورت کمبود یا فقدان هماهنگی معلول عدم اجرای وظیفه برنامه ریزی است. از طرف دیگر اگر در مورد حدود اختیارات و تکلیف روابط بین واحدهای سازمانی کتابخانه به طور قاطع پیش بینی نشود و متخصصان و کارمندان نیز از آن استنباط درستی نداشته باشند، می توان نتیجه گرفت که هماهنگ نشدن امور به علت نقص در امر سازماندهی است. همچنین کوتاهی یک واحد یا یک گروه خاص از کارمندان در اجرای وظایف محول شده که طبق برنامه های قبلی مورد توافق قرار گرفته است، نشانه فقدان هماهنگی محسوب می شود که معمولاً ناشی از ضعف مدیریت است.

مدیریت مشترک

     در مدیریت مشترک دو یا چند کتابخانه، برحسب تغییرات موجود در بافت سازمانی، تعدادی از کارمندان جدید ترقی می کنند و تعدادی از کارمندانی که در سازمان های قبلی از موقعیت خوبی برخوردار بودند ، موقعیت های خود را در سازمان جدید از دست می دهند و این امر باعث ایجاد نگرانی و بلاتکلیفی در قسمت های مختلف سازمان مشترک شده، رهبری و قاطعیت و مدیریت مدبرانه را ایجاب می کند.

کتابخانه های عمومی

     وظیفه اساسی کتابخانه های عمومی فراهم کردن هرگونه مطلب برای رفع نیازهای افراد و گروههای مختلف اجتماع است تا با مطالعه آنها آموزش، کسب اطلاعات، لذت و سرگرمی افراد جامعه تأمین و در نتیجه به پیشرفت رشد فرهنگی جامعه و مبارزه با بی سوادی ثانوی کمک شود. از این لحاظ کتابخانه عمومی را دانشگاه مردم خوانده اند و استادان و مدرسان آن نیز کتابدارانند. در حقیقت کتابخانه های عمومی فعالیت کتابخانه های آموزشگاهی و دانشگاهی را دنبال و تکمیل می کنند و در بالا بردن سطح دانش اجتماعی و برانگیختن کنجکاوی فکری و شوق دانستن افراد سهیم اند، حتی به کتابدار کتابخانه های عمومی لقب آموزش گر بزرگسالان داده اند.